在 6 个月内策划科技活动

以下是来自 Brad Westfall 的客座文章。不久前我在一次会议上遇到了 Brad，我们讨论了潜在的 客座文章 想法。Brad 最近举办了自己的会议，CSSDay.io，正如你所料，他对这段经历充满了想法。写文章的最佳时机！

如果一年前有人告诉我，我会在只有六个月的准备时间里策划一个 CSS 会议，我会非常惊讶。作为一名开发者，我不以策划活动为生，也无意以此为职业。毕竟，我喜欢做一名开发者，而且策划活动没有钱赚。我这样做是为了好玩。我学到了很多东西，也犯了很多错误。这篇文章讲述的是这段旅程以及从中汲取的教训。我希望它能让你在尝试这样的努力时占据上风。

一个人究竟如何开始？

你的第一个决定将是关于你将要举办什么样的活动。我不是指像 CSS 或 JavaScript 主题会议这样的技术，我说的是你希望你的活动如何被别人感知。例如，我问过自己一些问题

• 是否应该有付费门票？门票应该超级昂贵以传达活动的意义吗？
• 会有什么赞助商吗？
• 是黑客马拉松还是会议？是单轨还是多轨有演讲者？
• 是一天还是多天？

首先，我觉得两个决定对活动策划至关重要

付费还是不付费？

对于我们的活动，我们决定采取“付费门票”的方式，但价格适中。门票的收入并不像潜在的赞助资金那样重要，赞助资金可以为大部分活动提供资金。也就是说，购买门票会鼓励参加者做出更重要的承诺。另外，我的活动是新活动。所以，我们把价格压低了，但后面会详细介绍这一点。

什么样的活动？演讲者？

我知道我想要一个“演讲者会议”。在我居住的地方，我的社交圈知道我组织聚会并帮助举办黑客马拉松，所以他们会问我 CSSDay 是否只是一次性聚会。我需要早早地定下基调，表明这是一场更大的活动。这是一场会议，在我看来，它比黑客马拉松或聚会更重要。

我应该再问两个问题

虽然上述这些最初的决定推动了随后所有活动策划的细节，但如果我再多问自己两个关键问题，也许会有所帮助：我想要我的活动如何被感知？以及，举办这个活动对我来说是否是一个好主意？

宣传

我认为策划活动并不适合所有人，更不用说科技活动了。如果没有合适的科技朋友和同事网络，我的活动将不可能实现。特别是，以下是我成功的一些主要原因

1. 我很幸运地领导着我所在城市最大的 科技聚会小组 之一，这为我提供了最初的社区来推广活动。
2. 在过去的两年里，我一直是开发者训练营的讲师，这意味着我可以接触到所有以前的学员，以及他们现在工作的每个当地科技公司。
3. 我在一个很棒的当地联合办公空间（Co+Hoots）拥有会员资格，该空间拥有一个积极参与且活跃的社区，他们证明了他们的支持，并在宣传方面提供了巨大的帮助。

虽然我希望这篇文章的大部分内容都是鼓舞人心的，但事实是，如果没有朋友帮助我，我将不会举办任何成功的活动。这导致了一种关键策略：如何接受正确类型的帮助。

创建帮助渠道

很有可能，你会不缺那些询问他们是否可以帮助策划活动的人。难点在于要明白谁真的能帮忙，谁只是礼貌地说说而已。你的好朋友说他们可以帮忙，但最终却忙得不可开交，这种可能性很大；而你的最大帮助很可能来自你意想不到的人，也许你甚至不认识他们，这种可能性更大。

创建一个私人论坛（Google Plus 社区、Slack 等），并邀请所有声称想要帮助你策划的人。不过，我不会邀请潜在的赞助商或演讲者，因为你需要在该论坛上讨论他们。该论坛将服务于两个主要目的

1. 它将是一个你可以与那些想要帮助你的人讨论活动想法的意见平台。
2. 你可以看到谁在论坛中更活跃，因此，你可以依靠谁来承担规划进程中更大的角色。

坦诚地说出你想让你的帮助论坛知道，你将在稍后选择主要的“协调员”角色，等你看到谁真的有时间帮忙之后。这没什么不好。

协调员和志愿者

在规划的前几个月，我担任主要协调员，因此，我成了规划流程中的瓶颈。这是很难避免的，因为最初的大部分规划都是通信，而我创造了一种我成为所有规划知识来源的局面。我想利用朋友来帮忙，但我不知道怎么做。他们忙于自己的工作，我已经开始了大部分基础工作，因此在各个领域都积累了势头。也许因为这是第一次活动，而我想要看看所有部分是如何运作的，所以我在活动中扮演了更大的角色。但我并不后悔成为主要瓶颈。至少对于第一次活动来说，在开始阶段让参与的人少一些很重要。

一旦我为场地、午餐、演讲者、赞助商和活动后的派对开始了筹备工作，我就把控制权交给了其他人。在活动开始前 45 天，我创建了以下协调员角色，并从我的帮助论坛中选择了一些人来接管

• 赞助商协调员
• 午餐和饮料协调员
• 注册协调员
• 场地协调员
• CSS 竞赛协调员
• 视频录制协调员
• 照片和社交媒体协调员
• 演讲者协调员
• 活动后派对协调员

协调员与供应商截然不同。你会有一个供应商来负责午餐的餐饮，但是，在活动当天，你是否想被困在迎接他们和向他们展示他们的摆放位置，或者处理出现的任何问题？可能不会。你也不想错过自己的活动，所以指定一个你信任的人来协调供应商。演讲者和赞助商也是如此。想象一下，你可以通过指定协调员来承担这些角色而避免的所有问题和困扰。

提前几个月规划午餐、演讲者和赞助商并不糟糕，但活动的前一周和当天是所有事情集中在一起的时候，对于一个人来说压力太大。只需确保记录下这些角色的期望，并为每个协调员提供彼此的联系方式和角色描述。

普通志愿者

除了大型协调员角色外，我知道活动当天早上我们需要 20 多名志愿者在注册前帮忙搭建。为此，我创建了一个 Mailchimp 邮件列表，并要求潜在志愿者订阅它。然后，在活动前一周，我发送了一封电子邮件说明在何时何地集合。我列出了活动搭建工作清单，任何一份清单都可以交给任何一名志愿者。这种灵活的计划允许出现缺席情况，也能应对意外的志愿者。这就是为什么我事先没有给志愿者分配特定任务的原因。这也意味着我可以告诉志愿者，参加没有压力，如果他们不得不临时取消，也没什么大不了的。这个计划奏效了，但稍微有点混乱，因为很多人问我他们可以帮忙做什么。我认为明年我会努力制作一些可以发放的自我解释清单。

协调员和志愿者帮了很大的忙，活动取得的成功都要归功于他们。

门票销售

由于这是一个新的活动，我决定把门票定价非常便宜。有了赞助资金，我们不需要从参与者那里得到太多。这实际上是一个巨大的决定，它影响了比我列出的更多的事情。实际上，对我来说，举办一个免费的活动是可以接受的，但我希望我的 RSVP 列表是准确的，我认为有付费门票意味着减少缺席的可能性。我不确定这种策略是否奏效，因为我们只有大约 65% 的参与者出席。我希望接近 90%。

有很多用于售票和 RSVP 系统的选择。我们使用了 Eventbrite，它为我们做得很好。需要提前知道的一点是，直到活动结束后你才能收到门票的收益！等等，什么？这可能是一个大问题，因为如果你打算用门票的资金提前支付费用，你可能需要借用自己的活动资金，然后在以后偿还给自己。这最终可能是一笔很大的数目 - 做好准备。

不要担心过早开始售票。我知道你会很兴奋地出售你的第一批门票，但完善网站和在 Twitter 上宣传会议是先决条件。先制造一些热度，不要害怕请求朋友和帮助论坛转发。你第一周的售票量需要强劲，才能设定人们对你的活动的看法基调。一定要推出大幅折扣的早鸟票，以制造热度，并在它们可以购买之前宣布它们。

作为我们的首届活动，我们只有 45 张早鸟票和 20 张超早鸟票（我们实际上称之为“开门免费送衬衫”）。也许在你的活动中，如果你的门票更贵，每个人都会得到一件免费的衬衫，但在我们的活动中，衬衫价值 20 美元，所以得到一件免费的衬衫是一种激励。提供超早鸟票附带奖励，无论你决定是什么。

请记住，你想尽快卖光早鸟票。提供数量较少的早鸟票将有助于它们售罄，能够说“我们在 X 天内（或者如果你幸运的话，在“几个小时内”）售罄”非常宝贵。你想创造一种早期印象，让大家觉得这个活动会很有趣，而且会有很多人参加。

那么，效果如何？当然，我们在三天内卖光了早鸟票。

早鸟票期结束后，我不得不努力去卖每张常规价格的“标准”票。标准票只有 35 美元，对于一个科技会议来说真的很便宜，但事实是，距离活动还有 5 个月，没有购买标准票的激励，导致人们推迟了购买。我想他们认为距离活动还有很长时间，不需要急着买票。没有折扣，他们有什么激励呢？什么都没有。

为了应对这种情况，找到任何你能想到的理由，以“限时”提供优惠码或折扣，来吸引买家。我觉得我卖出标准票的次数，只有在它们打折或有优惠码可用的时候。

真正的秘密？免费赠送门票…

免费赠送给任何以任何方式帮助活动的人门票。这是你对他们帮助的最小回报，此外，当他们与朋友谈论活动时，这会提升活动的热度。但也不要害怕向他们发送志愿者报名表的链接，他们很乐意帮忙。

联系你所在地区的所有聚会组织者，并向他们提供免费门票，如果他们愿意向他们的成员宣传活动。同时，为他们撰写要包含在任何通讯中的文字，以方便他们，并确保信息的准确性。为每个组提供一个独特的折扣码，以便你了解这种策略的有效性。有些组比其他组更乐于帮忙，因此知道是谁帮忙是很好的。

特殊（私人）票

创建 VIP、演讲者和赞助商票，分别赠送，与标准票分开。使用 Eventbrite，你可以对票种进行很多控制，因此可以将它们对外部世界隐藏。你将手动注册这些参与者，因此他们没有必要公开。拥有单独的票种也有助于通信和统计。

晚鸟票？

在活动结束时，我一直在纠结要不要推出晚鸟票。我认为，在最后几周推出更贵的票，我可能会遭到一些反对，而且这样做看起来很俗气，很贪婪。毕竟，我的活动主要由赞助资金支付，所以这会是什么样子呢？

距离活动还有大约两个月的时候，我开始从我交谈过的人那里听到同样的信息——他们想参加，但一直在拖延购买门票。对我来说，问题是我需要规划午餐和其他细节，这些细节取决于我们参与者的数量，而这些拖延者让我的生活变得很糟糕，因为我不得不猜测总人数会是多少。在咨询了我的帮助论坛后，答案是一致的。在活动前的最后几周，我们将门票价格翻了一番，并将其称为“晚鸟票”。我从未听到过有人抱怨，这是我们从规划角度做出的最佳决定之一。

财务

出于法律和会计方面的考虑，我强烈建议为活动设立一个法律实体。尤其是在你打算有赞助商或向一些演讲者支付报酬的情况下。由于这本身是一项繁重的工作，我决定通过我的网络咨询业务处理所有财务事宜。利用现有公司进行搭便车没有任何问题。如果你已经有一家公司，这样做实际上非常聪明和容易。我为所有与活动相关的财务创建了一个单独的支票账户。

会计不是我的强项，我无法忍受财务电子表格和分析。但是，我确实为我的财务制作了两个简单的电子表格，这帮助很大

1. 创建你计划支出的预算。有两列分别用于“必备项目”和“想要项目”。在底部有两项合计。
2. 记录进出资金。有两列分别用于已支出和已收到的资金。

一些赞助商更喜欢通过信用卡支付。由于我没有办法接受信用卡，我使用了 PayPal 来向他们发送“资金请求”。这真是一个意外的收获，因为大多数在线购物都允许我用 PayPal 资金支付，我最终在线花掉了几乎所有进账的钱。这意味着我永远不必将 PayPal 资金转到我的银行账户，因此也永远不会产生费用。此外，PayPal 最近经历了重大的 UI 改版，现在它真的很好用。

由于你的资金可能分散在多个地方（银行、PayPal、Eventbrite 冻结的资金等），因此更应该在电子表格中记录进出资金。这应该是你首先要做的事情之一。

赞助商和演讲者

我以为吸引赞助商和演讲者之间没有关系，我错了。

尽量为你和赞助商创造双赢的局面。显然，活动需要资金来购买午餐和纪念品，但赞助商又能得到什么回报呢？是他们的徽标出现在你的网站上吗？他们在活动中能得到一张桌子吗？每个赞助商福利应该收取多少费用？要回答这些问题，你需要了解你所追求的赞助商类型背后的动机。

我所在城市的科技公司需要招聘员工，他们希望在科技活动中设立展台，以向程序员推销自己。我知道我的活动，是关于 CSS 的，这可能是一个问题，因为大多数非技术人员（招聘人员和人力资源人员）认为 CSS 人员与平面设计师是一样的，我们不会编程。因此，我的活动最初的构想是针对“面向程序员的高级 CSS 主题”，这实际上非常方便。我可以诚实地说，高级程序员会出席，虽然这确实让谈话变得更容易，但吸引赞助商仍然是一项非常艰巨的任务。

我设立了一个分层赞助套餐，其中包含稀缺性。换句话说，每个级别的赞助位置数量有限。我试图吸引赞助商尽早购买，以免错过机会被其他赞助商抢走。我以为这会引发抢购狂潮，并且吸引赞助商会很容易。然而，我认为这个计划并没有奏效。虽然我们很快获得了两个赞助商，但我不得不在活动开始前的四个月里扮演推销员的角色。我估计，大约一半的活动筹备时间都花在了与潜在赞助商的沟通上。吸引赞助商确实是筹备本次活动的难点。

我以为赞助位置的稀缺性会激励赞助商，但事实证明，真正的驱动力是投资回报率。如果赞助商不知道会有多少人参加，以及参加活动的人员类型，那么仅剩少量位置就不重要了。当然，他们会想推迟投资，看看门票销售情况。但我想策划一些吸引参加者的酷炫活动，而策划需要花钱，而我只有在获得愿意看到大量参加者的赞助商后才能筹集到资金。这是一个典型的鸡生蛋蛋生鸡的悖论。

同时，我还在准备我们的演讲者招募工作。我制定了一个计划，准备邀请一位非常知名的演讲嘉宾。我当时还不知道是谁，但即使需要我自掏腰包，我也会尽力邀请一位优秀的演讲者。

宣布我们的演讲者和主题演讲者后，参加者人数大幅增加，这种势头是我自早鸟票售罄以来从未见过的。随后，随着演讲者和参加者热度的提升，我与赞助商的沟通也变得容易了许多。向赞助商提供大量免费门票的策略是自我循环的：我获得的赞助商越多，门票销售看起来越好，也更容易向那些看到活动规模不断壮大的观众出售标准门票。反过来，这又使我更容易与更多赞助商进行洽谈。

经验教训是，这是一个需要积累动量的活动。一开始不会很快起步，但随着时间的推移，如果你采取了正确的行动，你最终就能达到目标。对我来说，催化剂是拥有优秀的演讲者。

以下是一些关于赞助商和演讲者的额外事项：

赞助套餐

在你的网站上专门设置一个页面，介绍所有的赞助福利和价格。这个页面应该公开，方便赞助商将其传递给他们的决策者。拥有一个易于访问的页面，在与某人随意交谈时，当他们突然问“有什么赞助机会吗？”时，这个页面将非常宝贵。

举办演讲者晚宴和演讲者休息室

认真对待你的演讲者。用你的经费带他们出去吃晚餐，并为他们提供活动当天的私人空间。不用担心，他们不会整天都待在孤立的地方。他们会想社交，看看其他演讲，但他们可能需要一个安静的地方去检查一下他们的幻灯片。很有可能，他们会紧张，即使他们是经验丰富的演讲者。

演讲者招募

我们实际上是在门票销售开始后大约一个月才开始招募演讲者。我们对早期参加者进行了调查，以了解他们究竟想听哪些类型的演讲。然后，我们使用 WuFoo 的简单表格创建工具发布了演讲者招募信息，并让演讲者“竞标”他们想要进行的演讲。这是一种不同的方法，但它都归结于早期做出的关于这场活动是什么类型的决策。我们的活动，CSSDay.io，是一场面向程序员的活动。我想确保演讲反映了这一点，我迫不及待地想明年再做一次！